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Digitalisierung in der Stadt Tönisvorst

Mitteilung vom 10.07.2019

Symbolbild Digitalisierung. Foto: (Stadt Tönisvorst/cp)

Einen Personalausweis online bestellen und erhalten - ohne einen einzigen Schritt ins Rathaus gesetzt zu haben? In Österreich möglich – in Deutschland nicht. “Das deutsche Melderecht lässt das nicht zu”, so Bürgermeister Thomas Goßen, selber Jurist. In Deutschland sei das persönliche Erscheinen unerlässlich. Aber: Bereits heute können Tönisvorster über die “Online-Abholauskunft” den Status ihres neu beantragten Personalausweises abfragen. Oder aber über das Urkundenportal des Standesamtes Urkunden online beantragen, bezahlen und zugeschickt bekommen.

Wie die Digitalisierung in Tönisvorst weiter umgesetzt werden kann?

Dafür hat die Verwaltung jetzt einen dreistufigen Plan ausgearbeitet. Der wurde jetzt im Hauptausschuss behandelt. Denn auch wenn die wenigsten Online-Verwaltungsleistungen durch eine 30 000-Einwohner zählende Stadt selber softwaretechnisch entwickelt werden, kann man sich hier rüsten: Um dann die von Bund, Land oder dem Kommunalen Rechenzentrum (KRZN) entwickelten Systeme und Lösungen vor Ort anwenden zu können.

Beginnen will die Apfelstadt mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS)

Damit soll langfristig von der Eingabe, über die Bearbeitung bis hin zur abschließenden Archivierung alles in einer elektronischen Akte vorgehalten werden - dort, wo es rechtlich vorgesehen ist. Und zwar so, dass man diese elektronische Akte auch an andere Behörden zur abschließenden Genehmigung “medienbruchfrei” schicken kann. Nutzen will man die vom KRZN (Kommunales Rechenzentrum) in der Einführung befindliche DMS-Lösung “Faba-Soft”. Das wird rund ein Jahr dauern, so erste Einschätzungen. Für die Software-Einführung wird die Stadt Tönisvorst mindestens eine Vollzeitstelle benötigen. Geschätzte Personalkosten: rund 73 000 Euro pro Jahr.

Grundlage der weiteren Digitalisierung ist aus Sicht der Verwaltung zunächst die Erhebung und Beschreibung der Prozesse sowie Organisationsuntersuchung Grundvoraussetzung. Dafür will die Verwaltung eine verwaltungsweite Erhebung und Beschreibung der Kern- und Leistungsprozesse vornehmen. Hierfür wird man eine halbe bis hin zu einer ganzen Stelle benötigen.

Zur Dokumentation dieser Prozesse ist die Einführung des Fachstandards und der damit verbundenen Software Picture geplant. Die wird langfristig rund 10 000 bis 15 000 Euro pro Jahr kosten. Parallel zur Prozesserhebung soll eine fachbereichsübergreifende Projektgruppe “Digitalisierung” eingerichtet werden. Diese Projektgruppe soll im ersten Schritt die TOP 15 der E-Government-Leistungen bestimmen, die vorrangig umzusetzen sind.

Weiterer Baustein der Digitalisierung: das Onlinezugangsgesetz (OZG)

Das schreibt Bund, Ländern und Kommunen vor, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch online anzubieten. Fokussiert hat man sich dabei auf insgesamt 575 Dienstleistungen, die aus Sicht der Nutzer – also Bürger oder Unternehmer – aufbereitet sind. Herausgekommen sind dabei 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen: Von Lebenslage Geburt über Arbeitsplatzwechsel bis hin zu Geschäftslage „Compliance und Recht“. Zur Verfügung gestellt werden sollen diese Dienstleistungen über Verwaltungsportale. Im Fokus steht die elektronische Abwicklung von Verwaltungsverfahren und die dazu erforderliche elektronische Information des Nutzers und die Kommunikation mit dem Nutzer über allgemein zugängliche Netze. „Nutzer“ sind diejenigen, die Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen, zum Beispiel Bürger*innen und Bürger und Unternehmen.

Beim OZG will sich die Stadt auf Empfehlung zunächst auf die Umsetzung der elektronischen Beantragung beziehungsweise des elektronischen Zugangs für die relevanten OZG-Leistungen konzentrieren. Dafür soll – neben der bereits bestehenden Gruppe der Internetredakteure – eine abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe eingerichtet werden, die die bestehenden Leistungen mit den OZG-Leistungen abgleicht. Daraus resultieren dann die Leistungen, für die ein entsprechender Zugang erstellt werden muss. Umgesetzt wird die Dienstleistung dann durch so genannte Prozessverantwortliche mittels der Software Formsolution. Dafür will die Stadt rund 4000 Euro an Schulungskosten bereithalten.

Digitalisierung der Stadtgesellschaft

Der letzte Baustein betrifft eine Digitalisierung der gesamten Stadtgesellschaft. Beispiel? Das kann eine App sein, die einem den nächsten freien Parkplatz anzeigt oder aber eine Straße sein, in der das Straßenlicht automatisch eingeschaltet wird, wenn man die Straße langgeht.

Für die abschließende Entwicklung einer Gesamtstrategie bräuchte Tönisvorst eine Begleitung, was zirka 30 000 Euro kosten würde. Verwaltungsintern müsste man dafür zusätzlich personelle Ressourcen zur Verfügung stellen: rund eine Stelle. Diese Stabsstelle Digitalisierung verursacht Kosten von rund 78 000 Euro im Jahr.

Text: (cp)

 

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